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Visite 2006 - Software für den Besucherdienst

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Die Software VISITE 2006 ist ein Programm für die Verwaltung von Besuchergruppen. Das Besucherverwaltungssystem VISITE 2006 ist auch in einer Basisversion VISITE 2006 Light verfügbar und kann durch Zusatzmodule erweitert werden. Die Software wird durch eine XML-Datei frei konfiguriert und kann so den Erfordernissen des jeweiligen Besucherdienstes angepasst werden. In dieser Konfigurationsdatei werden die Stammdaten festgelegt, die unter anderem aus Veranstaltungstypen, Räumen und Benutzern bestehen.

Eine Demo-Version von VISITE 2006 lädt unter: http://www.itso-berlin.de/visite2006/ zum Testen ein. Die Beschreibungen der Systeme VISITE 2006 und VISITE 2006 Light stehen zum Download bereit:


VISITE wurde im Auftrag des Deutschen Bundestags von ITSO entwickelt. ITSO entwickelt die Software als VISITE 2006 und VISITE 2006 Light weiter. Die Software unterstützt den Besucherdienst, zahlreiche Veranstaltungen zeitlich zu verwalten und dabei die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Liegenschaften, Räume und Restaurants zu berücksichtigen. Die einzelnen Versionen von VISITE 2006 haben folgenden Funktionsumfang:

VISITE 2006 Light (Basisversion)
VISITE 2006 (inklusive aller Zusatzmodule)
Technik
Anwendungsbereiche
Leistungen der ITSO
Weitere Informationen zum Projekt Visite 2006 (Light)
ITSO - IT Service Omikron GmbH
Herr Dr. Matzke, Herr Drooff
Mohrenstr. 63, 10117 Berlin
Telefon (030) 22079130
Email ITSO


Fact-Sheets

Um sich VISITE 2006 einmal unverbindlich ansehen zu können, bieten wir Ihnen eine Demo-Version auf dieser Seite.
Referenz
Das System VISITE wurde vom Deutschen Bundestag beauftragt und wird ab der Buchungsperiode 2007 beim Besucherdienst des Deutschen Bundestags produktiv eingesetzt.

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Das Referat Besucherdienst der Verwaltung des Deutschen Bundestages hat die Aufgabe, Informationen über die parlamentarische Arbeit des Bundestages, der öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Hierfür werden verschiedene Informationsveranstaltungen angeboten. Neben den Angeboten für politisch interessierte Besucher gibt es Kunst- und Architekturführungen in den Liegenschaften des Bundestages sowie Sonderführungen für Botschaften, Gäste des Bundeskanzler-, des Bundespräsidialamtes und der Bundesministerien sowie für Gäste des Präsidial- und Direktorbüros.

Für die Mitglieder des Bundestages (MdB) besteht die Möglichkeit, Bürger, insbesondere aus den jeweiligen Wahlkreisen, einzuladen. Hierfür steht jedem Abgeordneten ein jährliches Kontingent zur Verfügung.

Abgeordnete bzw. deren Mitarbeiter/innen können nach der Konzeption des Systems VISITE ihre Kontingente einsehen, Informationen über verfügbare Termine direkt vom System erhalten und Terminreservierungen vornehmen. Buchungen auf Grund einer Reservierung (oder ohne vorherige Reservierung) können nur von Mitarbeitern des Referats Besucherdienst vorgenommen werden.

Neben den Veranstaltungen der MdB werden auch Veranstaltungen für die öffentlichkeit angeboten.

Die Verwaltung der Besuchstermine und in einer zukünftigen Version auch die Verwaltung des zur Betreuung eingesetzten Fachpersonals erfolgt durch das Besucherverwaltungssystem VISITE.

Das bisher eingesetzte dokumentenorientierte Verwaltungssystem wurde abgelöst.

Anforderungen
Das System VISITE unterstützt die Arbeit des Referates Besucherdienst insbesondere in Bezug auf die Planung und die organisatorische Durchführung der großen Anzahl von Veranstaltungen für Besucher. Die Terminverwaltung kann effektiver und sicherer abgewickelt werden, die Möglichkeiten, auf kurzfristige änderungen der Rahmenbedingungen zu reagieren, werden deutlich verbessert.

Da eine hohe Flexibilität von dem System gefordert ist, bleibt ein wesentlicher Teil der Verantwortung für die Korrektheit der Angaben im System wie bisher bei den Mitarbeitern des Referates; d.h. das System kann Informationen über Termine und Vorgänge schnell, korrekt und vollständig zur Verfügung stellen, die Entscheidungen darüber, wie bei einer konkreten Sachlage zu verfahren ist, verbleibt in erheblichem Umfang bei den Benutzern des Systems. Durch das Rollenkonzept werden dabei unterschiedliche Ebenen der Berechtigung und Verantwortung abgebildet. So wird vom System verhindert, dass Mitglieder der Arbeitsgruppen Termine für gesperrte Tage buchen. Der Benutzer mit der Rolle "Leiter Besucherdienst" hat jedoch die Berechtigung, z.B. diese Sperre wieder aufzuheben oder überbuchungen vorzunehmen.

Das System VISITE bietet für die Ein- und Ausgabe von Daten grafische Oberflächen an.

Anforderungen an die Verwaltung von Terminen
Zu den hauptsächlichen Aufgaben gehört das Verwalten der Besuchstermine. Das Besucherverwaltungssystem VISITE unterstützt die Mitarbeiter beim Auffinden, Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Terminen für Veranstaltungen mit Räumen, Restaurants und Tribünenplätzen.

Dabei wird u. a. zwischen Sitzungs- und sitzungsfreien Wochen unterschieden.

Stammdaten eingeben
Stammdaten eingeben
Veranstaltungen zusammenstellen
Veranstaltungen zusammenstellen
Termin, Raum, Restaurant festlegen
Termin, Raum, Restaurant festlegen

Zusammenfassung
Zusammenfassung
Bestätigungsschreiben zusammenstellen
Bestätigungsschreiben zusammenstellen
Vorschau des Bestätigungsschreibens
Vorschau des Bestätigungsschreibens

Anforderungen an das Honorarkräftemanagement
Das System VISITE ermöglicht in einer folgenden Version die Verwaltung der Stammdaten der Honorarkräfte. Ein wichtiger Bestandteil der Stammdaten sind neben Verwaltungsinformationen die fachlichen Qualifikationen und Fremdsprachenkenntnisse der Honorarkräfte, um eine optimale Zuordnung zu den Veranstaltungen zu ermöglichen.

Die Erstellung des Einsatzplanes auf Basis der Verfügbarkeit der Honorarkräfte wird durch VISITE zukünftig unterstützt, die endgültige Entscheidung wird aber durch die Bearbeiter getroffen. Eine möglichst gleichmäßige Auslastung der Honorarkräfte auf Monatsbasis wird angestrebt.

Das System VISITE ermöglicht die Erstellung von Stundennachweisen für die Honorarkräfte.

Anforderungen des Leiters Besucherdienst
Der Leiter Besucherdienst (LBD) ist zuständig für alle organisatorisch-administrativen Aufgaben.

Das System VISITE unterstützt ihn bei der Pflege des Besucherdienst-Kalenders, der Verwaltung der zur Verfügung stehenden Veranstaltungsräume, der Kontingente der MdB und der Veranstaltungen sowie bei der Definition von Sperrzeiten und bietet die Möglichkeit von überbuchungen, um auf besondere Anforderungen zu reagieren.

In dem System VISITE können neben den vorhandenen auch weitere Veranstaltungstypen und die Aufnahme zusätzlicher Restaurants sowie Veranstaltungsräume abgebildet werden. Insbesondere wird die Möglichkeit der Teilbarkeit bzw. des Zusammenfassens von Räumen berücksichtigt. Diese besondere Form von Räumen wird auch bei der Buchung von Terminen unterstützt.

Die Buchung von Veranstaltungsräumen und Restaurantplätzen durch die Arbeitsgruppen und den LBD ohne zugeordnete Veranstaltung wird unterstützt. Entstehende Buchungskonflikte werden in so genannten "ToDo-Listen" angezeigt.

Anforderungen der Referatsleitung
Die Referatsleitung legt die Rechte und Rollen der Benutzer des Systems VISITE fest, dabei besteht die Möglichkeit der Vergabe von temporären Rechten z.B. für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.

Anforderungen der MdB
Die MdB können mit Hilfe des Systems VISITE eine Terminrecherche betreiben und Reservierungen angeben. Das ihnen zur Verfügung stehende Teilnehmerkontingent können die MdB sichten und anderen MdB übertragen.

Anforderungen des Besucherführungsdienstes
Der zentrale Anlaufpunkt für alle Belange der Besuchergruppen ist der Leiter des Besucherführungsdienstes. Das System VISITE wird den Leiter und deren Mitarbeiter bei der Registrierung der Besuchergruppen, der Erstellung von Buchungsplänen und der Stundenerfassung der eingesetzten Honorarkräfte durch entsprechende Bildschirmmasken unterstützen.

Weitere Informationen zum Projekt VISITE
Deutscher Bundestag - Verwaltung -
Referat ZI 4, IT-Systementwicklung
Herr Dr. Werner, Herr Klein
Platz der Republik 1, 11011 Berlin
Telefon (030) 227-35474
Email Bundestag